【档案及档案管理】第十六章 电子档案管理系统作用及功能

发布网友 发布时间：2024-10-23 16:33

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热心网友 时间：2024-10-23 18:25

在数字化时代，电子档案管理系统犹如一座革新档案管理的里程碑，它所带来的变革不仅体现在效率提升，更在于资源的有效利用与安全保障。

国家档案局的《电子档案管理系统基本功能规定》明确了系统的核心，即通过接收、整理、保存与共享电子档案，实现高效、安全的管理。系统以电子档案生命周期为主线，确保了移交接收、长期保存、资源共享以及安全可靠等关键环节的规范化建设。

电子档案管理系统支持在线与离线接收，不仅简化了档案收集流程，还记录了完整的接收处理记录。无论是数字化成果的导入，还是通过接口集成采集业务档案，系统都确保了数据的准确与统一。接收管理环节，严格的质量检查机制，使得档案的真实性、完整性和安全性得以保障。

在档案管理方面，系统提供了档案整理库，通过*度分类整理，结合标准化的全宗卷建立，提高了档案的可检索性。档案鉴定、密级调整和销毁流程的自动化，确保了档案管理的合规性与安全性。

检索功能强大，支持全文、条件和元数据检索，方便用户快速定位所需文档。借阅管理严谨，电子档案借阅权限的自动回收和实体档案的归还提醒，确保了档案的合理使用。编研模块则挖掘了档案的深度价值，通过在线编研和成果共享，实现了档案的二次利用。

数字档案管理系统通过动态报表，以图表形式展示了档案管理的全貌，如接收量、检索趋势、鉴定分类等关键数据，便于管理者全面掌握档案状况。同时，实时的温湿度监控，确保档案实体的妥善保管。

总结来说，电子档案管理系统通过革新管理方式，不仅节省了空间，降低了成本，还提升了档案的可用性和安全性，是现代档案管理不可或缺的重要工具。随着科技的进步，它将继续推动档案管理行业的数字化转型和升级。