《每天最重要的3件事》|第十三章 “捅人利器”:让系统运转起来_百度...
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发布时间：2024-05-15 11:01
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时间：2024-05-31 19:07
在上一章中，已经选出了自己的核心工具，打通了收件夹系统和行动提示系统，两个系统并成一个系统。而运转系统需要批次处理杂事，批次处理杂事有四个基本方法。
我给分批处理杂事的四个基本方法起了个好记的名字——“捅人利器”。它将是一把时间管理的宝剑，可以帮助你按批次将杂事加工成行动，迅速斩断杂事，清空收件夹。
清空收件夹的过程中，发现无用的信息就马上舍弃。例如电子邮件中不需要任何答复的信件可以存档，微信的大多数信息都不需要回应，会议记录浏览过若不需要采取行动，也可以放入存档的资料夹以备以后查阅。
如果是手写的笔记和便签，有的是加工成行动提示写入行动清单，有的是录入电子档存入资料库，完成后纸质档就可以直接扔掉。
每天收的邮件，里面有许多无效信息，可以通过设定邮箱的自动分类规则，把邮件自动放入不同收件夹，从而清空收件夹。
手机上的微信信息，更是只有极少数才有保存价值或需要列出行动提示，其他就直接选为“已读”吧。
“马上丢弃”就是对于不必要的材料，做好“断舍离”，节省时间和注意力。
清空收件夹的时候，有些事情只要一两分钟甚至更短时间就能处理完，如果当下有足够的时间，就应该“Just do it”立刻行动，不需要放到行动提示清单中。
举例来说，我起床早就可以利用早晨的时间对收件夹中的事情进行检视，这是采取“立刻行动”的好时机。
例如可以分两分钟就完成回信的邮件，立刻点开“回复”键，写下几行答复发出去。在微信上看到需要回复的信息，若是只要一个短句、一段语音、一个表情符号就可立刻回复的，就直接行动，不要让它变成任务占用头脑的内存。
在清空收件夹的当下，如果有个良好的团队可以授权，就可以列出一张清单“授权他人”或召开会议分配任务，请团队发挥力量。
我们即将进入一个任务越来越多的时代，有更多的事情需要团队协同作业，不论是企业内部或外部沟通，授权他人的频率会越来越高。每个人都要具备更全面的授权管理能力，才能应对未来的工作形式。
事情若是无法马上丢弃、立刻行动、授权他人，那就只能放入系统。先放入系统（以时尚姐为例是Google日历及Google Keep），若有必要，再细分放入日程表、任务管理、行动清单或参考资料库的STAR系统。
例如收到一封邮件，要求填写一份复杂的表格（大约需要20分钟），但一周后才需要回复。那就在行动提示清单中新增一条行动提示：“填写××表格”，设定提醒周五下午填写。
一般而言，超过两分钟才能回复完的信件，我们都应该暂缓回信，放入行动提示清单中，等待合适的时间再回复。先清空电子邮件的收件夹，再开始回信，这样生产力更高。
如果是微信中有一条一个月后要参加的活动的信息，包含大量细节，那就转发这条微信到你的行动提示清单里，并设定截止日期提醒自己阅读。
大家在清空收件夹时，默念“捅人利器”的口诀，就可以思考这件杂事要用哪个招式来处理。接下来，就让我们实际运用这个流程，来练习一一清空工作上的三大收件夹：即时通信、电子邮件、笔记。
你是不是每天一睁开眼睛看到的不是老公或老婆，而是微信？看着微信好友、群聊、朋友圈上红色的小数字，时间很快就过去了，但是任务真的向前推进了吗？
在笔记、邮件、即时通信三个收件夹中，微信这样的即时通信工具是最难管理的，因为它的信息量大，而且不断更新。或者说，这类收件夹如果不管理，后患无穷。难以管理的原因在于信息无论重要与否全都混杂在一起，所以 要让微信真正有生产力，应该在浏览完微信信息后，把需要下一步行动的杂事加工成行动，存放在微信之外的地方。
例如，我的客户传了一则信息给我：下次在“创业大街研习会”要讨论我们营销的主要方向。这时候我会把它加工为行动（还记得我的语法公式吗？），下次开会时间：10月9日10:00，我要思考好营销方式，与×××讨论活动规划。
当然，我们不一定要把下一步行动回复给对方，但是在你的脑海里，一定要有这样的动作。
把即时通信工具中的杂事移出，放到你的行动提示清单里。
我们在浏览微信时，要时时记得“捅人利器”的原则，然后将真正重要的行动放入行动提示清单。
器（马上丢弃）： 哪些微信信息可以立刻丢弃（微信中通常是“已读不回”）？不需要回复的笑话、广告、微信群中的闲聊，等等。
利（立刻行动）： 如果这个行动两分钟内可以处理完毕，就立刻行动。比如，好友找你要另一个朋友的联系方式，立刻回复他就是了。
人（授权他人）： 在微信中联络他人，就拉个小群，介绍彼此认识，或转发信息给要处理的人。
捅（放入系统）： 不能被归为上面三类的，更复杂的工作就要被放入STAR工作系统。
S: Schedule日程表，
把事情放入日程表，或者确认日程表原本的日程有没有和新日程冲突，或某个时间要采取某项行动。
T: Task任务清单，
这个微信行动应该归入某一人物之下，并将这件事加到该任务的清单之下。例如可能是某一专案下积累的一个新的小任务。
A: Action行动清单，
这个行动不属于任何任务（或还没有定案），就放入行动清单。
R: Reference参考资料，
如果这则信息以后会有参考价值，就放入自己的参考资料库中。
经过“收集”“加工”“组织”三个步骤后，所有的微信内容全都处理完毕，收件夹清空。所有事情要么丢弃、要么立刻行动、要么授权他人、要么被放入STAR系统，这时便可以关掉微信，清空收件夹完成！
在思考微信收件夹如何清空的过程中，我发现有必要退出闲聊的微信群，或是关掉微信群的提醒。时间管理的高手，可以把微信打造成优秀的任务推动工具，进行会议约定、文件传送、团队激励、人脉联系等用途，把花在微信上的时间转化为生产力，这样才是善用工具。
Q：浏览微信时很容易忘了时间，怎么避免浪费时间？
A：微信确实是时间的一大杀手。我们打开微信通常是要做某件特定的事情，但一刷朋友圈就把要做的事情忘了，时间不知不觉过去了。
我的解决方法是借助印象笔记的一键发送功能，存入印象笔记中过后统一阅读。发完之后，就专注地做本来打算做的事，这样能够专注于吃青蛙。同时，虽然有很多文章我当下很想看，但是通常存入印象笔记之后，过后很可能就不需要看了。
Q：微信朋友圈已经成为重要的社交平台，曾经尝试关闭朋友圈但发现会影响社交。请问老师怎么处理？
A：偷偷告诉你，我的微信安装在iPad上。一方面是屏幕大，打字快；另一方面是工作才使用微信，休息时就不看了。我在2000年就建立了自己的第一个网站，所以可以说我是个资深网虫，很喜欢互联网产品。但是我发现不发朋友圈世界也不会毁灭，朋友依然是好朋友。
每天一早，打开自己的邮箱，今天收件夹中躺着十多封要处理的信。我的目标是清空收件夹，所以立刻进入加工流程，把邮件主题加工成可以行动的指示。实际操作时，这个加工过程就在心里迅速完成了。
每封邮件寄来时基本都是杂事，我要将之加工成可以采取行动的动作。
接下来，我就要开始“捅人利器”+“STAR”，把每封邮件都做适当的处理。
第一次处理邮件时，可以在电子邮箱里面建一个文件夹，标明Old Mails（旧邮件），把所有信件拖进去，这样收件夹就暂时清空了，然后对每一封新邮件都严格按照如下方式开始处理。从“人”“利”“器”及“S”“T”“A”“R”七个选项中选择一个处理方法，迅速将邮件分类，之前的邮件我们可以分类如下：
器：这些邮件可以立刻删除（通常为存档），归档至广告信。
利：如果这封信两分钟内可以处理完毕（回信或做简单的行动），那就马上行动。
登录挖财网并简单浏览内容，回复电子邮件和泉能公司确认细节，感谢Philo报名，回复纳米实验室，确认演讲日期。
人：这封邮件若要授权他人，就立刻转寄他人，请其负责处理。
请有龙协助修改Landing Page。
S：日程表，把这件事情放到日程表中，或者确认日程表原本的事项没有和新事项冲突。
确认日历中世新大学演讲日期。
T：任务清单，这个行动应该列入某一任务之下，加到该任务的清单中。
归档至讲师联盟活动专案。
A：行动清单，这个行动是不属于任何任务的单独行动，放到行动清单中。
致电清华大学联络人确认演讲日期，问苹果Shane，讨论下一步行动。
R：参考资料库。
阅读后放入印象笔记归档。
完成以上步骤后，我们收件箱里的邮件就全都处理完毕了，收件夹干干净净，心情也跟着轻松起来。
我是个爱记笔记的人，这对时间管理者而言是很重要的习惯。我心中常常有很多想法，但当下无法实现，如果能够时常把这些杂事收集起来，心里的压力就会降低，行动完成的可能性也会提高。
以下列出我最近在笔记中记录的杂事，借这个例子再次回顾运转时间管理系统的全过程。
· David及Phoebe Message
· 三脚架
· 牛奶
· 罚单
· Breet中秋节
· 黑油 轮胎
· Melody尤克里里
· 游勇
· 沪江网想法
完成第一步“收集”杂事到笔记本后，接下来要汇总到自己的时间管理系统中，并且加工成下一步行动。当一件杂事进入收件夹，若想要放到特定的资料库，中间的转化过程就是加工。
有些事情属于任务的一部分，加工后就放到某个任务下面的资料库。有些事情只是单一行动，就应该放到行动清单。有些杂事算是资料库的一个碎片，就应该放到资料库中。
以上就是把收集到的杂事加工成行动的过程。接下来，我会运用“捅人利器”的原则，对这些行动的提示进行处理。至于无法丢弃，无法立刻处理，无法授权他人的事情，就放到STAR系统中。
器：有些笔记的内容一点儿都不重要，看过就丢弃。
利：若清空收件夹的当下想立刻采取行动，如果耗时很短（2分钟以下），就马上行动。例，在Facebook中留言，感谢与David和Phoebe一起聚会；广州要表演尤克里里，微信联络音乐老师Melody；在微信和游勇聊天，鼓励他继续提问。以上3件事是可以立刻处理、马上行动的。
人：有的笔记想要授权他人去处理，就直接传送给对方，请其处理。例，告诉老婆英文老师Breet中秋节停课一次，请老婆找出拍照用的三脚架。这两件事都和老婆有关，可以马上发消息给她请她处理。
捅： 就是进入系统，也就是我们常说的STAR。日程表Schedule：某则笔记的内容，加工成了日程表事项。任务清单Task：沪江网的事情和Brenda沟通。行动清单Action：外出时买牛奶、外出时缴纳停车费、外出时到机车行更换黑油。参考资料库Reference：整理沪江网授课想法放入印象笔记中。
用“捅人利器”的方法运转工作时间管理系统，让想法不再停留在想，而是真正实现的行动。
1．选一个可以收纳所有笔记的电子笔记工具。
2．把随时的想法收集到笔记中。
3．每天找一个固定的时间，加工今天的笔记。
4．转化成行动的笔记，用“捅人利器”快速处理。
5．把未来的笔记行动放入STAR系统。
